1. Введение
Компания Daikin придерживается принципов прозрачного ведения бизнеса. Мы стремимся к полному соответствию нормативно-правовым требованиям всех стран, в которых работаем. Сотрудники Daikin Europe Group1 обязаны соблюдать Кодекс корпоративной этики Группы, поощряющий надлежащее поведение и предотвращение любых противоправных действий на рабочих местах. Принципы нашей корпоративной этики одинаковы для всех стран и секторов бизнеса, в которых мы работаем. Вы можете ознакомиться с нашей корпоративной этикой на сайте компании: www.daikin.eu.
Мы призываем всех открыто задавать вопросы и высказывать опасения, а также сообщать о (предполагаемых) неэтичных или незаконных действиях в нашей деловой практике. Daikin Europe Group гарантирует, что представленные сообщения будут обрабатываться с соблюдением полной конфиденциальности.
В этой политике объясняется, как можно направить сообщение, и как мы проводим расследования после его получения. Также здесь представлена информация о защите, предоставляемой любому, кто направляет сообщение.
2. Кто может направить сообщение?
Сообщить о предполагаемом или наблюдаемом неправомерном поведении в Daikin Europe Group может любой желающий: как сотрудники, так и внешние заинтересованные стороны, такие как подрядчики, консультанты, поставщики услуг, агенты, клиенты и т. д.
3. Куда направлять сообщение?
Есть несколько способов сообщить о проблеме. Вы можете выбрать наиболее удобный для вас.
- Можно сообщить об этом своему контактному лицу в Daikin.
- Можно отправить сообщение на горячую линию для сообщения о нарушениях, которая работает круглосуточно и без выходных. Горячая линия принимает сообщения через онлайн-форму или по телефону на выбранном вами языке. Доступ к горячей линии можно получить по следующей ссылке: https://daikineurope.ethicspoint.com
Для направления сообщения перейдите по ссылке и выберите раздел «Создать сообщение».
Выберите страну, где вы работаете, и предпочтительный способ сообщения: онлайн-форма или по телефону. При выборе сообщения по телефону отобразится номер телефона в вашей стране.
В любом случае вы получите идентификатор пользователя и пароль. Обсуждение вопросов и обмен информацией с вами будут происходить на платформе. Вы можете повторно зайти на платформу на любом этапе и направить документы или задать дополнительные вопросы. - В некоторых странах у нас есть специальный канал для сообщений, доступный на веб-сайте местной организации2.
4. Возможно ли сообщить о нарушении анонимно?
Такая возможность есть, хотя в некоторых странах она может быть недоступна ввиду местного законодательства3. Об инцидентах можно сообщать анонимно, хотя в некоторых странах это может быть запрещено. Просим вас предоставлять достаточно подробной и фактической информации для эффективного расследования по вашему сообщению.
5. О каком инциденте можно сообщать?
Вы можете выражать любую обеспокоенность, которую хотите довести до нашего сведения, однако данная политика направлена на получение сообщений о нарушениях или предполагаемых нарушениях корпоративной этики Daikin Europe Group или законодательства. Такими нарушениями могут быть, например, нарушение прав человека, нарушение закона о конкуренции, уголовное преступление или нанесение ущерба окружающей среде.
6. Безопасно ли сообщать об инциденте?
Компания Daikin обязуется защитить вас от любых неблагоприятных последствий, даже если после расследования выяснится, что нарушения не было. Мы не допускаем мести ни в каком ее проявлении (увольнение, отказ в повышении по службе, отстранение от должности и т. д.) в отношении лиц, добросовестно сообщающих о нарушениях, имея разумные основания полагать, что это нарушение имело место.
Однако если вы заведомо сообщите или публично раскроете ложную информацию, вам может грозить наказание. Вам также могут быть предъявлены иски о возмещении ущерба, возникшего в результате предоставления ложных сведений или публичной огласки неправдивой информации.
7. Как мы обеспечиваем конфиденциальность.
Компания Daikin сохраняет конфиденциальность всех сообщений, их содержания, личности сообщившего лица и других участников разбирательства. Ваше сообщение будет использоваться для проведения расследования и для принятия каких-либо мер в связи с его результатами.
Мы можем раскрывать информацию о фактах или проблемах в рамках судебного разбирательства или другой процедуры, инициированной органом власти. Мы также можем раскрыть информацию, если решим, что о нарушении следует сообщить властям и/или подать официальную жалобу.
Мы также можем раскрыть содержание сообщения руководству и/или нашим внешним консультантам.
8. Что произойдет после направления сообщения?
Мы серьезно относимся ко всем сообщениям и обрабатываем их надлежащим образом.
Аудиторский комитет Daikin Europe Group или, если это требуется в соответствии с законодательством, местный представитель несет ответственность за расследование на основании полученных сообщений. После получения сообщения аудиторский комитет/местный представитель предпримет следующие шаги:
- В течение 7 дней аудиторский комитет направляет лицу, направившему сообщение, подтверждение о его получении.
- Затем аудиторский комитет принимает решение о приемлемости сообщения. Если сообщение неприемлемо, поскольку выходит за рамки настоящей Политики, аудиторский комитет информирует об этом направившее его лицо.
- Если сообщение приемлемо, аудиторский комитет проводит расследование.
- Аудиторский комитет может запросить помощь у других сторон, например дочерних компаний или бизнес-отделов.
- Аудиторский комитет может опросить сотрудников и/или третьих лиц, которые могут знать о сообщенном инциденте.
- Аудиторский комитет рассмотрит документы, имеющие отношение к сообщенному инциденту.
- После завершения расследования аудиторский комитет выносит решение.
- Если факт нарушения подтвердится, аудиторский комитет примет соответствующие меры для устранения выявленных проблем.
- Если выявленный инцидент не подтвердится, дело будет прекращено.
- В течение 3 месяцев аудиторский комитет проинформирует лицо, направившее сообщение, о результатах.
Аудиторский комитет уважает право на защиту любого лица, которого коснулось расследование. Их выслушают и предоставят им информацию касательно фактов или проблем, о которых было сообщено.
Нарушение корпоративной этики может привести к дисциплинарному взысканию или увольнению. Если нарушение совершено третьей стороной, мы имеем право расторгнуть договорные отношения с такой стороной или ее работодателем.
9. Как мы соблюдаем законы о защите данных.
Обработка сообщений подразумевает обработку персональных данных. В зависимости от инцидента Daikin Europe Group может собирать такие данные, как имена, контактная информация, должности, журналы доступа к системе и сведения, связанные с инцидентом.5
Мы храним ваши персональные данные в течение всего расследования. Мы можем хранить их в течение некоторого времени после его завершения, исходя из нашей оценки рисков и юридических требований, но не дольше, чем разрешено действующим законодательством. Для определенных типов данных (например, журналов доступа) могут применяться более короткие сроки хранения. Мы можем хранить данные в течение более длительного периода времени на основании законного интереса, например для потенциальных будущих судебных разбирательств или запросов регулирующих органов, но мы будем делать это в соответствии с принципами минимизации данных и с соблюдением ваших прав.
Обратите внимание, что вы имеете право на следующее:
- Получение доступа к своим персональным данным и их копии.
- Исправление неточных или неполных персональных данных.
- Удаление ваших персональных данных при определенных обстоятельствах.
- Ограничение обработки ваших персональных данных.
- Возражение против обработки ваших персональных данных на основании законных интересов.
- Получение ваших персональных данных в формате, позволяющем переносить их из одной системы в другую.
- Подачу жалобы в орган по защите данных страны, где сообщено об инциденте.
Для получения подробных разъяснений и осуществления своих прав свяжитесь с координаторами по защите данных по адресу dpc@daikineurope.com.
Более подробная информация о наших методах защиты данных приведена в нашей Политике защиты данных4.
10. Процедура и защита сообщающих о нарушениях лиц в Европейском Союзе
В Европейском Союзе законы государств-членов ЕС и так называемая Директива ЕС5 предоставляют защиту лицам, сообщающим о (предполагаемых) нарушениях закона («сообщение о нарушениях»).
Далее представлены условия для предоставления такой защиты. Ознакомьтесь с конкретными требованиями применимого законодательства:
- У вас должны быть разумные основания полагать, что информация была правдивой на момент предоставления сообщения и что такая информация подпадала под действие закона;
- Вы сообщили об этом внутри компании или за ее пределами или предали информацию публичной огласке в соответствии с законом.
Внутреннее информирование означает, что вы использовали один из каналов передачи сообщений Daikin Europe Group. Рекомендуем вам в первую очередь воспользоваться ими.
Внешнее информирование означает, что вы направляете сообщение в компетентные органы государства-члена ЕС. Перечень этих компетентных органов приведен в Приложении 1. Вы можете использовать внешний канал информирования, если при направлении сообщения через внутренний канал Daikin Europe Group он не функционировал должным образом.
Публичное раскрытие информации означает, что вы сообщаете информацию напрямую общественности, например, через онлайн-платформу, социальные сети или средства массовой информации. При публичном раскрытии информации вам предоставляется защита при следующих условиях:
- сначала вы сообщили о нарушении по внутренним и внешним каналам информирования, и решению проблемы не было уделено должного внимания или не были приняты соответствующие меры, или
- у вас есть разумные основания полагать, что существует непосредственная или явная опасность для общественных интересов или, в случае внешнего информирования, есть риск мести.
Не все вопросы, подпадающие под действие корпоративной этики, являются сообщениями о нарушениях. Мы называем это «этическими вопросами». Защита, предоставляемая согласно законодательству лицу, поднимающему этический вопрос, отличается от защиты, предоставляемой лицу, сообщающему о фактах нарушения. Тем не менее, Daikin Europe Group будет точно так же рассматривать сообщенные этические вопросы: рекомендации и процессы настоящей Политики применяются ко всем полученным нами сообщениям, будь то сообщения о нарушениях или этические вопросы.
11. Вопросы
Если у вас возникнут какие-либо вопросы, вы можете обратиться к К. Винке (C. Vyncke), директору и главному юрисконсульту Daikin Europe N.V.
Эл. почта: vyncke.c@daikineurope.com
ПРИЛОЖЕНИЕ 1: Компетентные органы, в которые следует направлять сообщения при внешнем информировании
| Австрия | Офис в Вене для внешнего информирования о нарушениях законодательства ЕС |
| Бельгия | Федеральный омбудсмен Vlaamse Ombudsman Омбудсмен Брюссельского столичного региона Ombudsfrau der Deutschsprachigen Gemeinschaft Belgiens |
| Болгария | Комиссия по борьбе с коррупцией и конфискации незаконных активов |
| Хорватия | Омбудсмен Республики Хорватия |
| Кипр | Для определения надлежащего канала информирования лица, желающие сообщить о нарушениях, могут обратиться в местный офис адвоката и/или омбудсмена. |
| Чешская Республика | Министерство юстиции, Департамент по конфликту интересов и борьбе с коррупцией |
| Дания | Офис по защите данных Дании |
| Эстония | Министерство юстиции, Департамент уголовной политики Эстонии |
| Финляндия | Министерство юстиции |
| Франция | Defenseur des Droits |
| Германия | Органом для внешнего информирования в соответствии с проектом закона о защите лиц, сообщающих о нарушениях, является Федеральное ведомство юстиции Германии (Германия) |
| Греция | Национальное агентство по прозрачности |
| Венгрия | Уполномоченный по основным правам |
| Ирландия | Омбудсмен полиции, GSOC, Подразделение по защите информации (PDU) |
| Италия | Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) |
| Латвия | Государственная канцелярия, контактный пункт для лиц, сообщающих о нарушениях |
| Литва | Генеральная прокуратура |
| Люксембург | Управление финансовых услуг Люксембурга — CSSF Люксембургская страховая комиссия — CAA Антимонопольное управление Люксембурга Управление по регистрации пошлин, имущества и НДС в Люксембурге — AED Люксембургская инспекция труда и горнодобывающей промышленности — ITM Комиссия по защите данных Люксембурга — CNPD Люксембургский центр равных возможностей — CET Посредник, в рамках своей миссии проводит внешние проверки мест, в которых люди лишены свободы Омбудсмен по делам детей и молодежи Люксембургский институт регулирования — ILR Независимый регулятор аудиовизуальных медиауслуг Люксембурга — ALIA Коллегия адвокатов Люксембурга и Дикирха Нотариальная палата Люксембурга Медицинская коллегия Люксембурга Управление природы и лесного хозяйства — ANF Администрация по управлению водными ресурсами — AGE Аэронавигационное управление — ANA Национальная служба омбудсмена по правам потребителей Орден архитекторов и инженеров-консультантов — OAI Ассоциация дипломированных бухгалтеров Люксембурга — OEC Люксембургский институт аудиторов — IRE Управление прямыми налогами Люксембурга — ACD |
| Мальта | На Мальте внешнее информирование должно осуществляться с направлением сообщения в один из компетентных органов, указанных в законе. Среди них: Комиссар по доходам (CfR), Подразделение анализа финансовой информации (FIAU), Мальта Управление по финансовым услугам (MFSA), Комиссар по делам волонтерских организаций (CVO), Постоянная комиссия по борьбе с коррупцией и омбудсмен. |
| Нидерланды | Huis voor Klokkenluiders (Нидерланды) |
| Польша | Омбудсмен (хотя закон еще не принят в окончательной редакции — январь 2024 г.) |
| Португалия | Генеральный прокурор |
| Румыния | Министерство юстиции |
| Словакия | Канцелярия премьер-министра / Департамент по предотвращению коррупции Офис по защите лиц, сообщающих о нарушениях |
| Словения | Komisija za preprečevanje korupcije |
| Испания | Agencia Valenciana Antifraude Ministerio de Justicia Oficina Antifrau de Catalunya Управление по предупреждению и борьбе с коррупцией Балеарских островов Oficina Andaluza contra el Fraude y la Corrupción |
| Швеция | Шведское управление по охране труда |
1 Daikin Europe Group состоит из компаний Daikin Europe N.V. и Daikin Europe Coordination Center N.V., их филиалов и дочерних компаний, а также соответствующих филиалов и дочерних компаний этих филиалов и дочерних компаний.
2 Ознакомьтесь с веб-сайтами организаций, находящихся в Италии.
3 Если вы находитесь в Чешской Республике или Венгрии или хотите сообщить о нарушениях в этих странах, вам следует проконсультироваться, прежде чем сообщать о нарушении анонимно, поскольку при анонимном информировании вы можете не получить защиту, предусмотренную национальным законодательством.
4 https://www.daikin.eu/en_us/data-protection-policy.html
5 Директива (ЕС) 2019/1937 Европейского парламента и Совета от 23 октября 2019 года о защите лиц, сообщающих о нарушениях законодательства ЕС