Політика щодо повідомлення про порушення

1. Вступ

Компанія Daikin дотримується принципів прозорого ведення бізнесу. Ми прагнемо повної відповідності нормативно-правовим вимогам усіх країн, у яких працюємо. Співробітники Daikin Europe Group1 зобов'язані дотримуватися Кодексу корпоративної етики Групи, який заохочує належну поведінку та запобігання будь-яким протиправним діям на робочих місцях. Принципи нашої корпоративної етики однакові для всіх країн та секторів бізнесу, у яких ми працюємо. Ви можете ознайомитись з нашою корпоративною етикою на сайті компанії: www.daikin.eu.

Ми закликаємо всіх відкрито ставити запитання та висловлювати побоювання, а також повідомляти про (можливі) неетичні чи незаконні дії в нашій діловій практиці. Daikin Europe Group гарантує, що надіслані повідомлення будуть оброблятися з повною конфіденційністю.

У цій політиці пояснюється, як можна направити повідомлення, і як ми проводимо розслідування після його отримання. Також тут представлена інформація про захист, який надається будь-кому, хто надсилає повідомлення.

2. Хто може надіслати повідомлення?

Повідомити про можливу або спостережувану неправомірну поведінку в Daikin Europe Group може будь-хто: як співробітники, так і зовнішні зацікавлені сторони, такі як підрядники, консультанти, постачальники послуг, агенти, клієнти тощо.

3. Куди надсилати повідомлення?

Є кілька способів повідомити про проблему. Ви можете вибрати найбільш зручний для вас.

• Можна поінформувати про це свою контактну особу в Daikin.

• Можна надіслати повідомлення на гарячу лінію для повідомлення про порушення, що працює цілодобово та без вихідних. Гаряча лінія приймає повідомлення через онлайн-форму або за телефоном вибраною мовою. Доступ до гарячої лінії можна отримати за посиланням: https://daikineurope.ethicspoint.com
  Для направлення повідомлення перейдіть за посиланням та виберіть розділ «Створити повідомлення».
  Виберіть країну, де ви працюєте, та зручний спосіб повідомлення: онлайн-форма або за телефоном. При виборі телефонного повідомлення з'явиться номер телефону у вашій країні.
  У будь-якому випадку ви отримаєте ідентифікатор користувача та пароль. Обговорення питань та обмін інформацією з вами відбуватимуться на платформі. Ви можете повторно зайти на платформу на будь-якому етапі та надіслати документи або поставити додаткові запитання.
• У деяких країнах ми маємо спеціальний канал для повідомлень, доступний на веб-сайті місцевої організації2.

4. Чи можливо повідомити про порушення анонімно?

Така можливість є, хоча в деяких країнах вона може бути недоступна через місцеве законодавство3. Про інциденти можна повідомляти анонімно, хоча в деяких країнах це може бути заборонено. Просимо вас надавати достатньо детальну та фактичну інформацію для ефективного розслідування за вашим повідомленням.

5. Про який інцидент можна повідомляти?

Ви можете висловлювати будь-яке занепокоєння, яке хочете довести до нашого відома, проте ця політика спрямована на отримання повідомлень про порушення або можливі порушення корпоративної етики Daikin Europe Group або законодавства. Такими порушеннями можуть бути, наприклад, порушення прав людини, порушення закону про конкуренцію, кримінальний злочин чи заподіяння шкоди навколишньому середовищу.

6. Чи безпечно повідомляти про інцидент?

Daikin зобов'язується захистити вас від будь-яких несприятливих наслідків, навіть якщо після розслідування з'ясується, що порушення не було. Ми не допускаємо помсти в жодному її прояві (звільнення, відмова у підвищенні по службі, усунення з посади тощо) стосовно осіб, які сумлінно повідомляють про порушення, маючи розумні підстави вважати, що це порушення мало місце.

Однак якщо ви свідомо повідомите або публічно розкриєте неправдиву інформацію, вам може загрожувати покарання. Вам також можуть бути пред'явлені позови про відшкодування збитків, які виникли внаслідок надання неправдивих відомостей або публічного розголосу неправдивої інформації.

7. Як ми забезпечуємо конфіденційність.

Компанія Daikin зберігає конфіденційність усіх повідомлень, їх змісту, особи, яка направила повідомлення, та інших учасників розгляду. Ваше повідомлення буде використовуватися для проведення розслідування та для вжиття будь-яких заходів у зв'язку з його результатами.

Ми можемо розкривати інформацію про факти чи проблеми в рамках судового розгляду чи іншої процедури, ініційованої органом влади. Ми також можемо розкрити інформацію, якщо вирішимо, що про порушення слід повідомити органи влади та/або подати офіційну скаргу.

Ми також можемо розкрити зміст повідомлення керівництву та/або нашим зовнішнім консультантам.

8. Що буде після надсилання повідомлення?

Ми серйозно ставимося до всіх повідомлень та обробляємо їх належним чином.

Аудиторський комітет Daikin Europe Group або, якщо це вимагається відповідно до законодавства, місцевий представник несе відповідальність за розслідування на підставі отриманих повідомлень. Після отримання повідомлення аудиторський комітет/місцевий представник здійснить такі кроки:

• Протягом 7 днів аудиторський комітет надсилає особі, яка направила повідомлення, підтвердження про його отримання.
• Потім аудиторський комітет приймає рішення щодо прийнятності повідомлення. Якщо повідомлення неприйнятне, оскільки виходить за рамки цієї Політики, аудиторський комітет інформує про це особу, яка його направила.
• Якщо повідомлення є прийнятним, аудиторський комітет проводить розслідування.
  • Аудиторський комітет може запитати допомогу в інших сторін, наприклад дочірніх компаній або бізнес-відділів.
  • Аудиторський комітет може опитати співробітників та/або третіх осіб, які можуть знати про повідомлений інцидент.
  • Аудиторський комітет розгляне документи, які стосуються повідомленого інциденту.

• Після завершення розслідування аудиторський комітет ухвалює рішення.
  • Якщо факт порушення підтвердиться, аудиторський комітет вживе відповідних заходів для усунення виявлених проблем.
  • Якщо виявлений інцидент не підтвердиться, справу буде припинено.

• Протягом 3 місяців аудиторський комітет проінформує особу, яка надіслала повідомлення, про результати.

Аудиторський комітет поважає право на захист будь-якої особи, яку торкнулося розслідування. Їх вислухають та нададуть їм інформацію щодо фактів чи проблем, про які було повідомлено.

Порушення корпоративної етики може призвести до дисциплінарного стягнення чи звільнення. Якщо порушення скоєно третьою стороною, ми маємо право розірвати договірні відносини з такою стороною або її працедавцем.

9. Як ми дотримуємося законів про захист даних.

Обробка повідомлень передбачає обробку персональних даних. Залежно від інциденту, Daikin Europe Group може збирати такі дані, як імена, контактна інформація, посади, журнали доступу до системи та відомості, пов'язані з інцидентом.5

Ми зберігаємо ваші персональні дані протягом усього розслідування. Ми можемо зберігати їх протягом деякого часу після його завершення, виходячи з нашої оцінки ризиків та юридичних вимог, але не довше, ніж дозволено чинним законодавством. Для певних типів даних (наприклад, журналів доступу) можуть бути застосовані коротші терміни зберігання. Ми можемо зберігати дані протягом більш тривалого часу на підставі законного інтересу, наприклад, для потенційних майбутніх судових розглядів або запитів регулюючих органів, але ми будемо робити це відповідно до принципів мінімізації даних та з дотриманням ваших прав.

Зверніть увагу, що ви маєте право на таке:

• Отримання доступу до своїх персональних даних та їх копії.
• Виправлення неточних чи неповних персональних даних.
• Видалення ваших персональних даних за певних обставин.
• Обмеження обробки персональних даних.
• Заперечення проти обробки ваших персональних даних на підставі законних інтересів.
• Отримання персональних даних у форматі, що дозволяє переносити їх з однієї системи до іншої.
• Подання скарги до органу захисту даних країни, де повідомлено про інцидент.

Для отримання детальних роз'яснень та здійснення своїх прав, зв'яжіться з координаторами із захисту даних за адресою dpc@daikineurope.com.

Докладнішу інформацію про наші методи захисту даних наведено в нашій Політиці захисту даних4.

10. Процедура та захист осіб, які повідомляють про порушення, у Європейському Союзі

У Європейському Союзі закони держав-членів ЄС та так звана Директива ЄС5 надають захист особам, які повідомляють про (можливі) порушення закону («повідомлення про порушення»).

Далі подано умови для надання такого захисту. Ознайомтеся з конкретними вимогами чинного законодавства:

• Ви повинні мати розумні підстави вважати, що інформація була правдивою на момент надання повідомлення і що така інформація підпадала під дію закону;
• Ви повідомили про це всередині компанії або за її межами або надали інформацію публічному розголосу відповідно до закону.

Внутрішнє інформування означає, що ви використовували один із каналів передачі повідомлень Daikin Europe Group. Рекомендуємо вам у першу чергу скористатися ними.

Зовнішнє інформування означає, що ви надсилаєте повідомлення до компетентних органів держави-члена ЄС. Перелік цих компетентних органів наведено у Додатку 1. Ви можете використовувати зовнішній канал інформування, якщо при надсиланні повідомлення через внутрішній канал Daikin Europe Group він не функціонував належним чином.

Публічне розкриття інформації означає, що ви повідомляєте інформацію безпосередньо громадськості, наприклад, через онлайн-платформу, соціальні мережі або засоби масової інформації. При публічному розкритті інформації вам надається захист за таких умов:

• спочатку ви повідомили про порушення внутрішніми та зовнішніми каналами інформування, і вирішенню проблеми не було приділено належної уваги або не було вжито відповідних заходів, або
• у вас є розумні підстави вважати, що існує безпосередня чи явна небезпека для суспільних інтересів або, у разі зовнішнього інформування, є ризик помсти.
  

Не всі питання, що підпадають під дію корпоративної етики є повідомленнями про порушення. Ми називаємо це «етичними питаннями». Захист, який надається відповідно до законодавства особі, яка порушує етичне питання, відрізняється від захисту, який надається особі, яка повідомляє про факти порушення. Тим не менш, Daikin Europe Group так само розглядатиме повідомлені етичні питання: рекомендації та процеси цієї Політики застосовуються до всіх отриманих нами повідомлень, будь то повідомлення про порушення чи етичні питання.

11. Питання

Якщо у вас виникнуть питання, ви можете звернутися до К. Вінке (C. Vyncke), директору та головному юрисконсульту Daikin Europe N.V.

Ел. пошта: vyncke.c@daikineurope.com

ДОДАТОК 1: Компетентні органи, до яких слід надсилати повідомлення при зовнішньому інформуванні

1 Daikin Europe Group складається із компаній Daikin Europe N.V. та Daikin Europe Coordination Center N.V., їхніх філій та дочірніх компаній, а також відповідних філій та дочірніх компаній цих філій та дочірніх компаній.

2 Ознайомтеся з веб-сайтами організацій, що знаходяться в Італії.

3 Якщо ви перебуваєте в Чеській Республіці або Угорщині або хочете повідомити про порушення в цих країнах, вам слід проконсультуватися, перш ніж повідомляти про порушення анонімно, оскільки у разі анонімного інформування ви можете не отримати захист, передбачений національним законодавством.

4 https://www.daikin.eu/en_us/data-protection-policy.html

5 Директива (ЄС) 2019/1937 Європейського парламенту та Ради від 23 жовтня 2019 року про захист осіб, які повідомляють про порушення законодавства ЄС